农机购置补贴工作是国家的一项重要惠农政策，补贴工作所涉及的相关档案以及信息是纪检、检察、审计以及相关权利部门进行执法的主要依据，应妥善、长期保管并防止泄密。为此北镇市明确相关责任与义务,对农机补贴办和各乡镇（农场、街道）微机操作员、微机浏览员制定以下保管制度,并签订了责任状,认真做好农机购置补贴档案及信息保管工作。
        一是确定遵循原则:农机补贴档案和信息保管工作应遵循“主要领导负总责、分管领导负全责、工作人员直接负责”的责任机制，做到目标到岗、责任到人。严格执行“谁办理，谁负责，谁保管，谁负责”的责任追究制度。
       二是制定保管内容:农机购置补贴需要保管的档案及信息主要包括纸质文档和电子信息两部分。纸质文档包括购机者填制并签字的各类申请表格，由补贴办理部门开具的补贴确认文档以及购机者身份证、户口本及法人代码证（合作社）复印件、一卡通（合作社）账号、手机号码等其他涉及个人隐私的信息；电子信息指每年的农机购置补贴管理系统软件上所含的各类信息及系统外计算机上保留的数据及购机者电子相片等信息。
       三是提出具体要求:各乡镇（农场、街道）政府委派专人（建议为补贴系统录入操作员）独自负责档案及信息保管。保管人员发生变更应做好交接手续并及时变更管理系统密码。农机管理站长仅使用浏览账户和密码登录补贴系统进行管理。
       1、购机者提交的户口本、身份证、一卡通存折原件必须当时返回，不得扣留。
       2、由于一些信息是在补贴系统外记录并保存在操作员电脑上，因而建议操作员为操作电脑设置开机密码。
       3、补贴系统操作员及浏览员（农机站长）不得对外向任何人提供、泄露、遗失所保管的任何信息（纪律部门执法除外），直至移交上级部门。
       4、其他未尽事宜发生时及时请示市农机补贴办及相关部门。