对于纸质档案，专人管理，科学分类。安排专人对全县今年补贴的2050台套机具的购机补贴申请表、补贴指标确认通知书、供货确认表以及其他各种手续表格、图片等进行分类建档，做到一机一档，并以生产企业和机具型号为检索目录分类装订成册，配置了标准的档案盒，印制了统一的档案封面，为高规格完善档案整理管理工作打下了良好的基础，所有纸质文件都存放于通风、干燥，具有防火、防盗设施的补贴档案室内。

对于电子档案，专机管理，安全备份。购机补贴的电子档案主要包括从购机补贴系统导出的检索便捷的各种汇总表、明细表以及用户购机发票的电子扫描件等。由于补贴系统内发票扫描件的分辨率较低，因此要求经销商对所有购机发票以较高的分辨率重新扫描存档，确保电子档案的完整、清晰。对这些电子档案实行专人专机管理，并全部备份，存放于安全可靠、查问方便的网络硬盘。

自大洼县农机局实行农机购置补贴以来，所有享受补贴的机具全部备有完整的纸质档案和电子档案。